Nedflex Students

HR Toolkit #1: samenwerking & communicatie

24 augustus 2020 HR

Er zijn zoveel apps en tools op het gebied van HR beschikbaar. We kunnen ons voorstellen dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Maar daar is onze HR Toolkit voor!

In dit eerste deel vind je handige tools op het gebied van samenwerking en communicatie. Het is al lange tijd mogelijk om met iedereen waar ook ter wereld “live” te communiceren. Maar ook tegelijkertijd werken aan een document of grote bestanden snel versturen is eigenlijk heel eenvoudig met deze tools.

Microsoft 365 

Met Microsoft 365 beschik je gelijk over de verschillende handige office apps. Zo heb je bijvoorbeeld op al je apparaten de beschikking over de nieuwste versie van Word, Excel en PowerPoint. Met Microsoft Teams kun je online chatten, videobellen en bestanden delen. Al je documenten staan veilig in de cloud en zijn dus overal te raadplegen en je kunt zelf bepalen wie tot welke documenten toegang krijgt. Microsoft 365 betaal je per gebruiker per maand en er zijn verschillende abonnementsvormen. 

WeTransfer 

Grote bestanden versturen is niet altijd even makkelijk via de mail. Gelukkig is daar WeTransfer. Upload bestanden tot 2GB en verstuur een link om de bestanden te downloaden naar het e-mailadres van de ontvanger(s). Persoonlijk vind ik het altijd leuk om er nog een berichtje voor de ontvanger bij te typen.  

De ontvanger krijgt via de mail een link om de bestanden te downloaden. De geüploade bestanden blijven een week beschikbaar. Je ontvangt hiervoor wel een waarschuwing via de mail, zodat je de ontvanger nog snel kunt vragen om de bestanden te downloaden. 

Wil je meer dan 2GB aan bestanden uploaden? Dan kun je of een nieuwe upload starten of kiezen voor WeTransfer Plus. 

Dropbox 

Niets zo vervelend als een volle schijf op je computer. Dropbox is een tool om gratis extern bestanden op te slaan en tegelijk ook te delen met anderen. Dropbox is ontwikkeld voor creatievelingen. Bestanden worden veilig opgeslagen en gesynchroniseerd op alle apparaten. Zodat iedereen altijd toegang heeft tot de laatste versie. 

Freelancers en iedereen die Dropbox alleen gebruikt kan een gratis basic account aanmaken, Dropbox installeren en direct aan de slag. Met een gratis account heb je 2GB opslagruimte. Voor teams en bedrijven zijn er verschillende Dropbox Business abonnementen.  

Skype en Google Hangouts 

Skype en Google Hangouts gebruik ik allebei, maar een echte voorkeur voor een van de twee heb ik niet. Beide tools hebben hun eigen voor- en nadelen. Voor Skype kan bijvoorbeeld iedereen een account aanmaken, en voor Google Hangouts is een Google account nodig. Maar met dit Google account heb je dan ook wel weer direct toegang tot andere Google tools zoals Agenda, Docs en Google+.  

In beide tools kun je met meerdere personen in een call en tijdens een call je scherm delen. In Hangout is het extra voordeel dat je terwijl je in een call zit ook documenten kunt delen en hier gelijktijdig aan kunt werken.  

Skype Business 

Skype Business werkt hetzelfde als Skype maar heeft nog veel meer opties. Skype voor bedrijven is bedoeld als intern chatprogramma om met collega’s overal ter wereld te kunnen chatten, online vergaderen, bellen etc. Wat ook heel handig is, is dat je beeldschermen of een gedeelte van een beeldscherm kunt delen en van elkaar kunt overnemen. Documenten kunnen worden gedeeld maar er kan ook “live” een whiteboard gemaakt worden om gezamenlijk op te werken of start een poll om meningen van verschillende collega’s te peilen. 

Intranet  

Een intranet klinkt misschien ouderwets, maar ik zie er juist nu de voordelen nog steeds van in. Er zijn namelijk twee verschillende soorten intranet: traditioneel en social intranet. Het grootste verschil is dat een traditioneel intranet voornamelijk eenrichtingsverkeer is en een social intranet tweerichtingsverkeer. Eigenlijk zou je social intranet kunnen zien als een combinatie tussen een intranet, waarop heel veel informatie gedeeld kan worden met medewerkers, en social media, waarbij het draait om interactie met je medewerkers. Meer lezen? > Hoe intranet de band met je medewerkers versterkt 

HR Toolkit #2: planning
HR Toolkit #3: productiviteit
HR Toolkit #4: vacatures verspreiden & kandidaten vinden

Ben je benieuwd naar alle apps en tools op het gebied van HR?