Wat is offboarding en hoe werkt het?

Er komt vaak heel wat meer kijken bij een uitdiensttreding van een van jouw medewerkers dan het organiseren van een passend afscheidsfeestje.

Onboarding en offboarding zijn termen die een steeds grotere rol gaan spelen. Een goed begin is tenslotte net zo belangrijk als een goed einde. Kort gezegd omvat offboarding het hele proces omtrent het vrijwillig of gedwongen vertrek van medewerkers. Wil je weten wat onboarding inhoudt lees dan dit blog.

Er kunnen verschillende redenen zijn voor een ontslag. Dit kan bijvoorbeeld een gedwongen vertrek zijn, omdat de werknemer niet naar behoren functioneert. Maar het kan uiteraard ook de keuze van de werknemer zelf zijn, omdat deze niet tevreden meer is met de huidige functie.

Om alles in goede banen te leiden, gebruik je onderstaande checklist met belangrijke aandachtspunten wanneer een van jouw medewerkers ontslag indient.

Checklist offboarding

Informeren

Informeer bij de uitdiensttreding van een van jouw medewerkers het overige personeel zo snel mogelijk over de reden van het vertrek om speculaties en roddels voor te zijn. Informeer eventueel ook tijdig externe partijen waar de vertrekkende medewerker veel contact mee heeft.

Administratie

Zorg ervoor dat alle administratie op orde is. Vraag de medewerker allereerst een ontslagbrief te schrijven (dit kan op papier of per e-mail). Maak ook de laatste salarisstrook vast in orde en neem deze in het meest ideale geval nog met de medewerker zelf door. Dit voorkomt vragen en onduidelijkheden achteraf.

Overdracht

Is er al een vervanger gevonden voordat de medewerker vertrekt? Maak dan duidelijke afspraken over het inwerktraject. Stel een lijst op van alle bestanden, documenten en andere informatie die de medewerker voor zijn vertrek moet overdragen. En maak duidelijke afspraken over de projecten of taken die nog afgerond moeten worden voor het vertrek.

Exit-gesprek

Communicatie is belangrijk. Waarom gaat de medewerker weg, was de medewerker ergens ontevreden over en had jij als werkgever iets kunnen doen om dit vertrek te voorkomen? Organiseer een exit-gesprek om dit te bespreken. Geef de medewerker de ruimte om eerlijke feedback te geven en neem eventuele kritiek serieus. Overleg deze kritiek waar mogelijk met het managementteam en gebruik dit als verbeterpunten voor jouw organisatie.

Inleveren

Laat de medewerker alle zaken die jouw organisatie toebehoren op de laatste dag inleveren. Denk hierbij aan een laptop, zakelijke mobiel, sleutels en werkkleding. Zorg er ook voor dat de medewerker na de uitdiensttreding geen toegang meer heeft tot werkgerelateerde informatie, systemen, accounts en dergelijke.

Afscheid

Maak van het afscheid iets positiefs. Bedank de medewerker voor diens inzet door een passend afscheidscadeau te regelen, laat een kaart rondgaan over de afdeling zodat iedereen hier nog iets leuks op kan schrijven of organiseer een borrel, lunch of etentje. Zorg er in ieder geval voor dat de medewerker met een goed gevoel op jouw organisatie terugkijkt.

Terugkeer

Laat de deur altijd open voor een eventuele terugkeer van de medewerker. Ben je bijvoorbeeld al connecties op LinkedIn om contact te kunnen blijven houden? Met de krapte op de arbeidsmarkt is het vinden van goede medewerkers niet altijd eenvoudig. Goede krachten die uiteindelijk weer terug willen keren naar jouw organisatie zijn dan natuurlijk altijd welkom.

Het belang van offboarding

Jij weet nu welke stappen er doorlopen moeten worden, maar waarom is een goed offboarding proces eigenlijk zo belangrijk? Het vertrek van de medewerker is het laatste contact, en dat blijft meestal het langst hangen. Een positief einde voor de vertrekkende medewerker is dan ook heel belangrijk.

Een vertrekkende medewerker kan een visitekaartje voor jouw organisatie zijn. De medewerker kent de organisatie waarschijnlijk als geen ander en kan zo de juiste nieuwe medewerkers voor jouw organisatie aanbevelen. Maar de medewerker kan ook zelf ooit terugkeren naar jouw organisatie en opgedane ervaring meenemen (boomerangmedewerkers).

Een hoog verloop – is dat erg?

Veel organisaties zijn bang voor een hoog verloop onder hun werknemers. Met het vertrek van medewerkers verlies je een hoop kennis en ervaring. Daarnaast kan het voor onrust zorgen onder de andere medewerkers en het steeds opnieuw inwerken van nieuwe krachten kost veel tijd.

Maar dat blijkt gelukkig best wel mee te vallen. Medewerkers die regelmatig van baan wisselen brengen ook weer veel kennis met zich mee, bijvoorbeeld over concurrenten waar ze eerder gewerkt hebben. Nieuwe medewerkers hebben vaak zelf al een redelijk netwerk opgebouwd en kunnen eens met een frisse blik naar jouw organisatie kijken.

Daarnaast bespaar je met een goed onboarding proces veel kostbare tijd bij het inwerken van nieuwe medewerkers.

Meer lezen? Download de whitepaper Onboarding & Offboarding