Wat is onboarding en hoe werkt het?

In korte tijd van nieuwe werknemer naar fan van de organisatie

De krapte op de arbeidsmarkt heeft tot gevolg dat het steeds belangrijker wordt om een solide band op te bouwen met je personeel. In dit blog legt HR expert Renske Splinter je precies uit hoe je nieuwe medewerkers succesvol kunt laten integreren binnen jouw organisatie. Zo zorg je er niet alleen voor dat zij zich eerder thuis voelen binnen de organisatie, maar ook dat zij sneller productief zijn én minder snel jouw organisatie verlaten.

Betrokken werknemers zijn bereid net dat stapje extra voor jou te zetten. Ze voelen zich verantwoordelijk en zijn gemotiveerd. Dat stralen ze niet alleen uit op de werkvloer, maar ook als ze met anderen over hun werk praten. Een mooier compliment kun je als opdrachtgever niet krijgen.

“Onboarding geldt niet alleen voor nieuwe werknemers; je kunt het ook inzetten wanneer werknemers binnen jouw organisatie van functie of werkplek veranderen.”

De cruciale eerste 90 dagen

Onder onboarding verstaan we de eerste 90 dagen in een nieuwe functie. In deze periode bepalen je nieuwe werknemers of de functie bevalt en of zij zich voor langere tijd aan jouw organisatie willen binden. Daarom zijn juist deze eerste maanden cruciaal voor jou als werkgever.

Zorg in deze periode voor realistische verwachtingen. Wanneer werknemers het salaris of de carrièremogelijkheden tegen vinden vallen, is de kans groot dat zij hun ontevredenheid uiten. Niet alleen op de werkvloer, maar ook in hun sociale kring. Dit heeft niet alleen effect op het imago van jouw organisatie, maar dit zorgt ook voor demotivatie en verminderde prestaties op de werkvloer. Probeer dit daarom te allen tijde te voorkomen door van begin af aan de verwachtingen te managen.

“Wist je dat het verloop maar liefst 50% kan afnemen wanneer de verwachtingen realistisch zijn?” 

Inwerkprogramma

De hierboven genoemde 90 dagen beginnen met de eerste indruk. Zorg er daarom als werkgever voor dat deze eerste indruk niets te wensen overlaat; een ‘slechte’ eerste indruk wordt namelijk niet makkelijk vergeten. In dit blog hebben we 8 tips op een rijtje gezet voor het opstellen van een succesvol inwerkprogramma, zodat je verzekerd bent van een goede eerste indruk.

Missie, visie en doelstellingen

Geef je nieuwe medewerker een inkijkje in de geschiedenis van jouw organisatie en laat nieuwe medewerkers kennismaken met de missie, visie en doelstellingen van jouw organisatie. Dit kun je bijvoorbeeld doen door te vragen of een collega hier iets over wil vertellen. Zorg er wel voor dat de informatie ook op papier staat, zodat het later altijd nog nagelezen kan worden.

Contactpersoon aanstellen

De beste werkomgeving is niet voor niets een veilige werkomgeving. Een goed begin voor het creëren van zo’n veilige omgeving is het aanstellen van een contact- of vertrouwenspersoon. Iemand bij wie (nieuwe) werknemers terecht kunnen met vragen en/of onduidelijkheden, maar ook wanneer de verwachtingen niet blijken te kloppen.

“Als je op zoek bent naar een laagdrempelige, effectieve manier van onboarden, kun je naast het aanstellen van een vertrouwens- of contactpersoon zorgen voor goede begeleiding vanaf de werkvloer. Koppel de nieuwe werknemer aan een collega op gelijk niveau en werk met een soort buddy systeem, waarbij de buddy alle werkgerelateerde vragen kan beantwoorden en praktische tips kan geven.”

Het belang van evaluatie

Plan voldoende evaluatiemomenten in. Zorg voor een evaluatie na de eerste werkweek, na de eerste maand en na de proefperiode. Geef de nieuwe medewerkers de ruimte om hun ervaringen te delen en wees zelf ook eerlijk over jouw bevindingen. Wanneer jullie ergens tegenaan lopen, kunnen jullie hier op deze manier direct op inspelen. Speel ook open kaart als jullie er tijdens de proefperiode achterkomen dat de samenwerking niet werkt. Uiteindelijk hebben jullie hier beiden het meest aan.

Evaluatiemomenten zijn zowel voor de nieuwe medewerker als voor het bedrijf van groot belang. Zie het daarom als leermomenten en sta open voor feedback. Stel ook voldoende vragen over de effectiviteit van het inwerkprogramma, zodat je het proces kunt optimaliseren aan de hand van eventuele opmerkingen.

Ontwikkelingsmogelijkheden

Door medewerkers de mogelijkheid te geven om door te groeien binnen jouw organisatie ontstaat er meer betrokkenheid. Ons advies is daarom om nieuwe werknemers direct een training te laten volgen, bijvoorbeeld voordat ze beginnen of op hun eerste dag. Laat deze binnenkomer symbool staan voor de leerzame periode die hen nog te wachten staat binnen jouw organisatie.

Ook na de inwerkperiode is het goed om trainingen te organiseren. Dit kun je eventueel combineren met een teambuilding dag, waarbij je ontwikkeling en ontspanning samen laat komen. Naast trainingen kun je ook verschillende workshops of cursussen organiseren.

“Bij Nedflex heeft ontwikkeling een hoge prioriteit. Onze werknemers kunnen daarom via de Nedflex Academy verschillende branchegerelateerde cursussen volgen. Wil je meer weten over de manier waarop wij dit aanpakken? Neem dan contact met ons op.” 

Intranet

Intranet ondersteunt de onboarding, wanneer het wordt ingezet als hulpmiddel voor nieuwe werknemers. Het is bijvoorbeeld een handige locatie voor het verzamelen van naslagwerken, zoals het inwerkprogramma, maar ook voor het bijhouden van een smoelenboek. Wanneer collega’s elkaars naam weten, ligt de drempel lager om contact te leggen en een vraag te stellen. Ten slotte is intranet een toegankelijke manier om iedereen op de hoogte te houden van het laatste nieuws, zodat de onderlinge betrokkenheid vergroot wordt.

Leestip: Hoe intranet de band met jouw (seizoens)medewerkers versterkt