Geplaatst op: 8 June 2025
Laatste update: 19 May 2025
Pensioen voor je payrollmedewerkers: zo regel je het goed
Als werkgever kom je voor allerlei verantwoordelijkheden te staan rondom het pensioen van je medewerkers, ook bij payrolling. Sinds de invoering van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) in 2020 zijn de regels nog wat strakker geworden. Je moet nu zorgen voor een goede pensioenregeling die vergelijkbaar is met wat je vaste medewerkers krijgen. Goed geregeld pensioen maakt je aantrekkelijker als werkgever én zorgt voor tevreden medewerkers. In dit artikel leggen we je uit wat er allemaal bij komt kijken.
Payrolling en pensioen: even uitleggen
Bij payrolling werf en selecteer je zelf je personeel, maar het werkgeverschap ligt bij het payrollbedrijf. Dit bedrijf neemt alle administratieve rompslomp van je over: contracten, loonbetalingen en ook de pensioenregeling. Jij blijft verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing, maar de payrollpartij regelt alle arbeidsrechtelijke zaken.
Pensioen bestaat meestal uit drie delen: de AOW (het basispensioen van de overheid), een aanvullend pensioen via de werkgever, en eventuele eigen voorzieningen. Bij payrolling gaat het vooral om dat aanvullende deel. Door de nieuwe wetgeving moeten payrollmedewerkers nu een gelijkwaardige pensioenregeling krijgen vergeleken met vaste medewerkers. Dat is best een verandering ten opzichte van vroeger!
Wat moet je regelen volgens de wet?
Sinds de WAB van kracht werd, ben je verplicht om payrollmedewerkers een ‘adequate pensioenregeling’ te bieden. Wat betekent dat? Je hebt twee opties:
- Je laat payrollmedewerkers deelnemen aan dezelfde pensioenregeling als je vaste medewerkers in vergelijkbare functies
- Of je zorgt voor een pensioenregeling die voldoet aan specifieke minimumeisen uit het Besluit allocatie arbeidskrachten
Als je geen vaste medewerkers hebt of geen bestaande pensioenregeling, dan moet je minimaal aan deze eisen voldoen:
- Medewerkers bouwen vanaf dag één pensioen op (geen wachttijd dus!)
- De premie is vergelijkbaar met wat gebruikelijk is in jouw sector
- Je communiceert duidelijk over de regeling naar je medewerkers
Het is belangrijk om deze afspraken ook echt vast te leggen in je overeenkomst met het payrollbedrijf. Doe je dat niet, dan riskeer je claims van werknemers of zelfs boetes. Niet zo fijn dus!
Zo regel je het pensioen van je payrollmedewerkers
Het regelen van een goed pensioen voor je payrollmedewerkers doe je in een paar stappen:
- Kijk wat je al hebt: Heb je al een pensioenregeling voor je vaste medewerkers? Dan moeten payrollmedewerkers iets vergelijkbaars krijgen.
- Kies een goede uitvoerder: Dit kan een pensioenfonds, verzekeraar of premiepensioeninstelling zijn. Overleg met je payrollbedrijf welke opties ze aanbieden.
- Maak duidelijke afspraken: Leg vast wat de rechten en plichten zijn voor zowel jou als werkgever en voor je medewerkers.
- Zorg voor goede afdrachten: Spreek af wie welk deel van de premie betaalt en hoe deze wordt afgedragen.
Bij het kiezen van een pensioenregeling heb je verschillende mogelijkheden:
- Beschikbare premieregeling: Hierbij ligt de premie vast, maar de uiteindelijke uitkering niet. Flexibel, maar wat minder zekerheid.
- Uitkeringsovereenkomst: Hierbij staat de uitkering juist vooraf vast (meestal een percentage van het salaris). Meer zekerheid voor je medewerkers.
- Kapitaalovereenkomst: Een tussenvorm waarbij het op te bouwen kapitaal vaststaat.
Vergeet niet om ook na te denken over aanvullende regelingen zoals nabestaandenpensioen. En super belangrijk: leg aan je medewerkers goed uit wat hun rechten zijn. Niemand wordt blij van onduidelijkheid over zoiets belangrijks als pensioen!
Pensioen bij payrolling versus vaste dienst: wat zijn de verschillen?
Het grootste verschil zit in wie waarvoor verantwoordelijk is. Bij een vast contract ben jij als werkgever direct verantwoordelijk voor het pensioen. Bij payrolling neemt het payrollbedrijf deze rol formeel over, maar jij blijft als opdrachtgever wel verantwoordelijk voor de juiste voorwaarden en budgetten.
Enkele belangrijke verschillen op een rij:
- Bij payrolling is het payrollbedrijf de juridische werkgever, niet jouw bedrijf
- Bij payrolling mag geen wachttijd gelden voor pensioenopbouw, bij een vast contract kan dat soms wel
- De keuze van het pensioenfonds kan verschillen, afhankelijk van de payrollconstructie
- Bij payrolling zit de pensioenpremie vaak verwerkt in het uurtarief dat je betaalt
Het soort pensioenregeling (beschikbare premie, uitkeringsovereenkomst of kapitaalovereenkomst) hangt niet zozeer af van payrolling of vast dienstverband, maar meer van de keuzes die jij of het payrollbedrijf maakt.
Waarom is een goede pensioenregeling voor payrollmedewerkers belangrijk?
Een goede pensioenregeling biedt voordelen voor iedereen. Voor jou als werkgever betekent het:
- Je bent aantrekkelijker op de arbeidsmarkt, wat helpt bij het vinden en houden van goede mensen
- Je voldoet netjes aan de wet en voorkomt gedoe
- Je houdt de flexibiliteit van payrolling, maar biedt toch goede voorwaarden
- Je medewerkers zijn gemotiveerder en loyaler omdat ze zich gewaardeerd voelen
En voor je medewerkers betekent het:
- Financiële zekerheid voor later, ook bij een flexibel contract
- Ze worden niet anders behandeld dan vaste medewerkers
- Hun pensioenopbouw loopt gewoon door, ook als ze van opdracht wisselen
- Ze weten precies waar ze aan toe zijn
Door te investeren in een goede pensioenregeling laat je zien dat je niet alleen aan de korte termijn denkt, maar ook aan de toekomst van je mensen. Dat schept vertrouwen en zorgt vaak voor langere werkrelaties. Misschien kost het wat meer, maar op de lange termijn levert het je veel op!
Hoe kunnen we je helpen met payrolling en pensioen?
Wij bij Nedflex snappen dat de combinatie van payrolling en pensioen best ingewikkeld kan zijn. Daarom bieden we een complete oplossing waarbij we alles voor je regelen. We zorgen dat de pensioenregeling voor je payrollmedewerkers helemaal voldoet aan alle wettelijke eisen.
Wat we voor je kunnen doen:
- Advies op maat: We bespreken welke pensioenregeling het beste past bij jouw situatie
- Complete administratie: We regelen alle berekeningen en afdrachten
- Alles volgens de regels: We zorgen dat je aan alle eisen van de WAB voldoet
- Duidelijke communicatie: We informeren je medewerkers helder over hun pensioen
- Altijd up-to-date: We houden alle wetswijzigingen bij en passen de regelingen aan waar nodig
Onze pensioenregelingen zijn speciaal gemaakt voor de flexibele arbeidsmarkt. Bij ons bouwt iedereen vanaf dag één pensioen op – geen wachttijd dus. Je krijgt een vaste contactpersoon die je situatie kent en die je gewoon kunt bellen of mailen als je vragen hebt.
We denken ook mee over hoe je de pensioenregeling kunt gebruiken om goede mensen aan te trekken en te behouden. Via ons digitale portaal kunnen zowel jij als je medewerkers altijd alle informatie inzien, ook over de pensioenopbouw.
Door te kiezen voor onze payrollservice met bijbehorende pensioenregeling, kun jij je focussen op waar je goed in bent. Wij zorgen dat alles rondom het werkgeverschap, inclusief het pensioen, perfect geregeld is.
Wil je weten hoe we jou kunnen helpen? Neem dan gerust contact met ons op. We denken graag met je mee!
