Geplaatst op: 21 May 2025
Laatste update: 19 May 2025
Hoe werkt ontslag bij payrollmedewerkers? Wij leggen het je uit
Het ontslaan van payrollmedewerkers werkt net even anders dan bij je vaste personeel. Dit komt omdat je bij payrollconstructies wel dagelijks leiding geeft, maar wij als payrollbedrijf de officiële werkgever zijn. Hoe pak je zoiets dan goed aan? We nemen je mee door het hele proces, zodat je precies weet wat er nodig is en hoe wij je daarbij kunnen helpen.
Wat maakt ontslag bij payrollmedewerkers anders?
Bij payroll heb je te maken met een driehoeksrelatie: het payrollbedrijf (wij), jouw bedrijf en de medewerker. Als je besluit dat je een payrollmedewerker niet langer wilt inzetten, trek je eigenlijk de inleenopdracht in. Maar let op: dat betekent niet automatisch dat de arbeidsovereenkomst tussen ons en de medewerker stopt. Wij moeten dan op zoek naar ander passend werk.
Sinds de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) van 2020 hebben payrollmedewerkers dezelfde rechten als je eigen personeel. Je kunt dus niet zomaar de samenwerking stopzetten zonder goede reden.
Om welke redenen kun je afscheid nemen van een payrollmedewerker?
De wettelijke ontslaggronden voor payrollmedewerkers zijn hetzelfde als voor vast personeel. Er moet altijd een goede reden zijn die je kunt onderbouwen:
- Bedrijfseconomische redenen: Minder werk, reorganisatie of omzetdaling. Je moet kunnen aantonen dat deze situatie niet tijdelijk is, maar structureel (minstens 26 weken).
- Disfunctioneren: Als de medewerker, ondanks voldoende begeleiding en feedback, niet goed functioneert. Belangrijk: je moet kunnen laten zien dat je de medewerker kansen hebt gegeven om te verbeteren.
- Verstoorde arbeidsrelatie: Wanneer de samenwerking zo is verstoord dat doorgaan niet redelijk is. Je moet wel kunnen aantonen dat je hebt geprobeerd de relatie te herstellen.
- Andere redenen: Langdurige ziekte (na twee jaar), verwijtbaar handelen van de werknemer, of andere bijzondere omstandigheden.
Bij al deze situaties werken we nauw met je samen. Jij kent de situatie op de werkvloer het beste, wij zorgen voor de juridische kant van het verhaal.
De UWV-procedure: hoe werkt dat?
Bij ontslag wegens bedrijfseconomische redenen of langdurige ziekte moeten we een ontslagvergunning bij het UWV aanvragen. Zo ziet dat traject eruit:
- Wij dienen een volledig ingevuld aanvraagformulier in bij het UWV
- De medewerker krijgt 14 dagen om een verweerschrift in te dienen
- Het UWV kan beide partijen om extra informatie vragen
- Binnen ongeveer 4 weken neemt het UWV een beslissing
Voor deze procedure hebben we informatie van jou nodig. Bij bedrijfseconomische redenen bijvoorbeeld jaarrekeningen of prognoses die laten zien waarom er minder werk is. Bij langdurige ziekte gaat het om het re-integratieverslag en informatie over herplaatsingsmogelijkheden.
Hoe sneller jij ons deze informatie geeft, hoe vlotter de procedure verloopt. Het UWV is precies, dus zorg dat alles goed onderbouwd is.
De transitievergoeding: waar heeft de medewerker recht op?
Payrollmedewerkers hebben recht op een transitievergoeding bij ontslag, net als reguliere werknemers. Deze vergoeding helpt bij de overstap naar een andere baan.
Sinds 1 januari 2020 hebben werknemers vanaf hun eerste werkdag recht op deze vergoeding. Deze bedraagt 1/3 maandsalaris per dienstjaar. Als formele werkgever zijn wij verantwoordelijk voor de berekening en betaling, maar deze kosten worden meestal aan jou doorberekend.
Er zijn situaties waarin geen transitievergoeding nodig is, bijvoorbeeld als de werknemer zelf ontslag neemt of bij ernstig verwijtbaar gedrag. Bespreek dit altijd vooraf met ons, zodat je niet voor financiële verrassingen komt te staan.
Een ontslag goed communiceren: hoe doe je dat?
Een ontslag brengen is nooit leuk, maar met de juiste aanpak houd je het respectvol en professioneel:
- Bereid je goed voor: zorg dat je precies weet waarom je tot dit besluit bent gekomen
- Kies een rustige plek voor het gesprek en neem voldoende tijd
- Wees direct en duidelijk: draai niet om de hete brij heen
- Luister naar de reactie van de medewerker en toon begrip
- Leg uit wat de vervolgstappen zijn
- Maak afspraken over hoe collega’s worden geïnformeerd
Bij payroll voer jij als inlener het eerste gesprek waarin je aangeeft dat je de opdracht wilt beëindigen. Wij nemen daarna de formele communicatie over de beëindiging van het dienstverband voor onze rekening.
Vergeet niet dat een menselijke benadering een wereld van verschil maakt. Bedank de medewerker voor zijn of haar bijdrage en bied waar mogelijk ondersteuning aan. Dit zorgt niet alleen voor een waardige afronding, maar straalt ook positief af op jouw bedrijf.
Hoe helpen wij je bij een ontslagprocedure?
Bij Nedflex nemen we het regelwerk rondom ontslagprocedures graag uit handen. We weten dat dit soort trajecten ingewikkeld kunnen zijn, zeker als je niet dagelijks met arbeidsrecht te maken hebt.
Wat doen we voor je?
- We bepalen samen de juiste ontslaggrond
- We verzorgen alle formele brieven en documenten
- We begeleiden je door de UWV-procedure
- We berekenen de juiste transitievergoeding
- We adviseren je over hoe je het ontslag het beste kunt communiceren
Door onze juridische expertise en ervaring help we je om het proces soepel te laten verlopen. Je weet precies welke informatie je moet aanleveren en welke stappen er worden genomen. Zo minimaliseren we het risico op procedures achteraf en kun jij je blijven focussen op je bedrijf.
Heb je vragen over een naderende ontslagsituatie? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee over de beste aanpak in jouw specifieke situatie.
