Hoeveel tijd bespaar je écht met payrolling?

Geplaatst op: 17 June 2025

Laatste update: 19 May 2025

Hoeveel tijd bespaar je met payrolling?

Met payrolling bespaar je zo’n 5 tot 10 uur per week aan administratieve rompslomp. Hoe? Door alle werkgeverstaken uit te besteden – van contracten tot salarisadministratie en verzuimbegeleiding. Vooral voor kleine bedrijven zonder HR-afdeling is dit een uitkomst. Je bespaart niet alleen tijd, maar krijgt ook rust in je hoofd: geen zorgen meer over juridische risico’s en ingewikkelde administratie.

Wat is payrolling eigenlijk?

Bij payrolling bepaal jij zelf wie je aanneemt, maar wij nemen het werkgeverschap van je over. Simpel gezegd: jij selecteert en stuurt je mensen aan, maar wij worden de officiële werkgever die alle administratieve en wettelijke verplichtingen regelt.

Het werkt via een driehoeksrelatie: jij bent de opdrachtgever, wij zijn de formele werkgever, en de medewerker staat bij ons op de loonlijst maar werkt voor jouw bedrijf.

Het proces verloopt in vier simpele stappen:

1. Jij werft en selecteert je medewerkers
2. Je meldt de nieuwe medewerker bij ons aan
3. Wij stellen een arbeidsovereenkomst op
4. Wij verzorgen alle werkgeverszaken, jij stuurt de medewerker aan

Zo kun je flexibel personeel inzetten zonder gedoe. Jij kunt je focussen op waar je goed in bent: je bedrijf laten groeien.

Welke administratieve taken hoef je niet meer te doen?

Met payrolling geef je allerlei tijdrovende taken uit handen:

Salarisadministratie: Wij berekenen en betalen salarissen, verwerken bonussen en maken loonstroken en jaaropgaven.

Contractbeheer: Wij stellen arbeidsovereenkomsten op, verwerken wijzigingen en zorgen dat alle cao-bepalingen kloppen. Geen gedoe meer met ingewikkelde arbeidsvoorwaarden.

Verzuimbeheer: Wij regelen alles rond ziekmeldingen, begeleiden bij verzuim en handelen de Wet Verbetering Poortwachter af. Bij langdurig ziekteverzuim betalen wij het loon door.

Belastingzaken: Wij zorgen voor de juiste afdracht van loonbelasting en alle premies. We regelen ook de communicatie met de Belastingdienst, UWV en pensioenfondsen.

Daarnaast beheren we personeelsdossiers volgens de AVG en houden we de administratie bij van vakantiedagen en andere regelingen.

Hoeveel tijd bespaar je per week?

De tijdsbesparing verschilt per bedrijf, maar ligt meestal tussen 5 en 10 uur per week. Voor kleine bedrijven zonder HR-afdeling kan dit zelfs nog meer zijn.

Per taak ziet het er ongeveer zo uit:

• Salarisadministratie: 2-3 uur per week
• Contractbeheer: 1-2 uur per week
• Verzuimbegeleiding: 1-2 uur per week
• Communicatie met instanties: 1 uur per week
• Bijhouden wet- en regelgeving: 1-2 uur per week

Middelgrote bedrijven (10-50 medewerkers) hoeven door payrolling vaak geen aparte HR-medewerker aan te nemen. Voor grotere organisaties betekent het dat HR zich kan richten op belangrijke zaken zoals werving en teamontwikkeling.

Een verborgen voordeel: je hoeft niet meer bij te blijven met veranderende wetten en regels. En die administratieve hoofdpijn? Die nemen we ook van je over.

Is payrolling voor iedereen handig?

Niet elk bedrijf heeft evenveel baat bij payrolling. Of het voor jou werkt, hangt af van een paar factoren. Kleine en middelgrote bedrijven zonder HR-afdeling zien meestal de grootste voordelen. Voor hen betekent elke uur administratie een uur minder ondernemen.

Bedrijven met seizoenswerk of veel flexkrachten hebben er extra veel aan. Denk aan horeca, recreatie en detailhandel. Als je personeelsbestand steeds verandert, blijft bij ons de werklast gelijk.

Grotere bedrijven met een uitgebreide HR-afdeling besparen relatief minder tijd. Zij hebben vaak al specialisten en goede systemen. Toch kan payrolling ook hier handig zijn zodat HR zich kan richten op belangrijke zaken in plaats van administratie.

Start-ups en snelgroeiende bedrijven vinden in payrolling een manier om flexibel op te schalen zonder administratieve kopzorgen. Zo kunnen ze zich volledig richten op hun product of dienst.

Heb je zeer specialistische functies of bijzondere arbeidsvoorwaarden? Dan kost de afstemming met het payrollbedrijf soms wat meer tijd.

Welke andere voordelen levert payrolling op?

Naast tijdwinst biedt payrolling nog meer voordelen. Een belangrijke is de vermindering van risico’s. Wij nemen de werkgeversaansprakelijkheid van je over. Dat betekent dat jij niet verantwoordelijk bent voor loondoorbetaling bij ziekte of ingewikkelde ontslagprocedures.

Je krijgt toegang tot onze expertise zonder dure specialisten in huis te halen. We hebben kennis van arbeidsrecht, cao’s en belastingregels en houden alles bij, zodat jij je daar geen zorgen over hoeft te maken.

Ook je medewerkers hebben er wat aan. Ze krijgen op tijd hun salaris, hebben toegang tot een online portaal voor hun gegevens en kunnen met vragen bij onze HR-professionals terecht. Dat draagt bij aan hun tevredenheid.

Financieel wordt alles voorspelbaarder. Je weet precies wat je personeelskosten zijn, zonder verrassingen voor ziekteverzuim of juridische problemen. Dat maakt budgetteren een stuk makkelijker.

Misschien wel het fijnste: je kunt je volledig richten op je bedrijf. In plaats van tijd te verliezen aan papierwerk, kun je doen waar je goed in bent: ondernemen. Dit leidt vaak tot betere resultaten.

Overstappen zonder gedoe: hoe pak je dat aan?

Een soepele overstap naar payrolling begint met goede voorbereiding. Zorg dat je personeelsgegevens compleet zijn voordat je overstapt. Verzamel contracten, salarisgegevens en persoonlijke informatie van je medewerkers.

Kies een handig moment voor de overstap, bijvoorbeeld de start van een nieuw jaar of kwartaal. Vermijd drukke periodes in je bedrijf.

Vertel je medewerkers duidelijk wat er gaat gebeuren. Leg uit wat payrolling inhoudt, wat er voor hen verandert (en wat niet), en welke voordelen het heeft. Duidelijke communicatie voorkomt onzekerheid.

Voor grotere bedrijven kan een stapsgewijze implementatie handig zijn. Begin met één afdeling en breid dan uit. Zo kun je kleine problemen oplossen zonder dat het hele bedrijf er last van heeft.

Een realistisch tijdschema ziet er zo uit:

• Voorbereiding: 2-4 weken (gegevens verzamelen, medewerkers informeren)
• Overdracht: 1-2 weken (administratie overdragen)
• Controle: 4-8 weken (beide systemen naast elkaar laten lopen)
• Afronding: 1 week (evaluatie en laatste aanpassingen)

Hoe helpen we je direct tijd te besparen?

Bij ons snap je dat elke minuut administratie een minuut is die je niet kunt gebruiken voor je bedrijf. Daarom hebben we onze dienst zo ingericht dat je meteen tijd bespaart, zonder ingewikkelde overgangsperiodes.

We maken het aanmelden van nieuwe medewerkers supersnel. In slechts drie minuten staat een nieuwe collega bij ons op de payroll en kan dezelfde dag nog beginnen. Geen gedoe met papierwerk – gewoon direct aan de slag.

Je krijgt een vast contactpersoon die jouw bedrijf kent. Geen steeds opnieuw je verhaal doen, maar direct geholpen worden door iemand die weet wat er speelt. Korte lijnen zorgen voor snelle oplossingen.

Onze online systemen maken personeelszaken simpel. Via een gebruiksvriendelijk portaal geef je uren door, bekijk je contracten en rapportages. Ook je medewerkers hebben toegang tot hun eigen gegevens, wat veel vragen voorkomt.

We hebben specifieke kennis van verschillende sectoren, waaronder horeca, recreatie en flexwerk. We weten precies welke regels en cao’s gelden, zodat jij je daar niet in hoeft te verdiepen.

Voor extra gemak werken we samen met bekende roostersoftware zoals Shiftbase. Door deze koppelingen integreer je roosters en urenregistratie naadloos met onze payrolldienst.

We denken proactief met je mee. We waarschuwen je voor belangrijke deadlines, houden je op de hoogte van veranderingen in wetgeving en adviseren over arbeidsvoorwaarden.

Als partner van Koninklijke Horeca Nederland bieden we speciale voordelen voor horecaondernemers, zoals kortingen op onze diensten en gratis vacatureplaatsing op ons platform.

Kortom, met ons kies je voor een partner die snapt dat jouw tijd kostbaar is. We maken de overstap eenvoudig en zorgen ervoor dat je direct meer tijd hebt voor wat echt belangrijk is: ondernemen.