Linda in gesprek met Lyon

Sollicitanten afwijzen – zo doe je dat

1 december 2020 HR Werving & Selectie

Sollicitanten afwijzen, niet het leukste gedeelte van de werving & selectie. Maar wel een gedeelte dat er nou eenmaal bij hoort. Hoe doe je dat dan zo sympathiek, maar ook duidelijk mogelijk?

Wij horen vaak dat sollicitanten helemaal geen reactie meer ontvangen, nadat ze hebben gereageerd op een vacature. Hierdoor blijft hun sollicitatie onbeantwoord en weten ze niet waar ze aan toe zijn, dat kan niet de bedoeling zijn toch? Zorg er daarom voor dat je altijd een reactie stuurt, liever een afwijzende mail dan helemaal niets. Hierdoor is de sollicitant alsnog gehoord en kan hij/zij verder met de zoektocht naar een leuke baan.

Heel veel reacties ontvangen

En hoe doe je dat als je 100 reacties hebt ontvangen op een vacature? Zorg dat je bijvoorbeeld een standaard reactie hebt aanstaan, waarin je aangeeft overweldigd te zijn door de vele reacties en iedereen zo snel mogelijk antwoord geeft. Hierdoor geef je jezelf meer tijd om te reageren en hebben de sollicitanten in ieder geval iets gehoord. Een standaard ontvangstbevestiging is ook handig, hier kun je bijvoorbeeld inzetten dat je binnen 5 werkdagen reageert.

Het afwijzen kan beginnen

Als je eindelijk alle 100 reacties hebt doorgenomen en je hebt de 10 beste kandidaten geselecteerd, begint het afwijzen van de andere 90 kandidaten. Maar wat staat er eigenlijk in een goede afwijsmail? Begin altijd met de voornaam, dit maakt het veel persoonlijker. Bedank de kandidaat voor het solliciteren op jouw vacature en benoem de vacaturetitel.

Als je niet zoveel reacties hebt is het fijn voor de kandidaat als je ook de reden vermeld waarom iemand niet verder gaat in de sollicitatieprocedure. We begrijpen dat dat niet bij iedere sollicitant mogelijk is, geef dan aan dat er andere kandidaten zijn die op dit moment doorgaan in de sollicitatieprocedure omdat zij beter passen bij wat jij zoekt. Wens de sollicitant natuurlijk nog veel succes bij het zoeken naar een passende baan en geef aan dat ze met vragen altijd nog contact op kunnen nemen.

Zorg ervoor dat je jezelf altijd kunt verantwoorden waarom je iemand wel of niet uitnodigt op gesprek. Als je sollicitant hiernaar vraagt moet je wel antwoord kunnen geven, daar kunnen zij ook heel veel van leren. Twijfel je over iemands cv? Bel diegene op en vraag om meer duidelijkheid. Hierdoor kun jij beter de beslissing nemen of je iemand wel of niet wilt uitnodigen.  

Maak het persoonlijk

Voelt het niet goed om iemand via de mail af te wijzen? Omdat je zeker wilt weten dat de sollicitant begrijpt dat je afwijzing niet is gebaseerd op leeftijd, geslacht of een andere discriminerende reden? Bel diegene op! Hierdoor kun je jezelf beter duidelijk maken dan in een mail en geloof me, dit wordt altijd gewaardeerd. En wellicht overtuigt de kandidaat je nog 😉.

Wat te doen als je een sollicitant op gesprek hebt gehad en diegene toch daarna wilt afwijzen? Neem telefonisch contact op. Je bent al in gesprek geweest met de kandidaat en een mail is dan erg onpersoonlijk. Wees altijd eerlijk en bespreek waarom iemand niet doorgaat in de sollicitatieprocedure. 

Als je tijdens het gesprek al doorhebt dat het niet de juiste match is, geef dit dan direct aan, eerlijkheid duurt het langst. Hier heeft de kandidaat het meest aan. Benoem wat je voelt en ziet en probeer iets mee te geven waardoor de kandidaat een volgend gesprek beter ingaat.

Het nut van een goede afwijzing

Tot slot, waarom is een goede afwijzing zo belangrijk? Omdat zelfs een sollicitant een negatieve indruk over jouw organisatie de wereld in kan helpen, en deze indruk ook moeilijk weg te krijgen is. Houd de deur altijd open voor een sollicitant, wellicht is de match er nu niet, maar kun je diegene later wel goed gebruiken. Zonde als je dan nooit eerder een reactie hebt gegeven en diegene dus een slechte indruk van je organisatie heeft. Je weet nooit wat die ene kandidaat later nog voor jouw organisatie kan betekenen!