Vacatures

Omschrijving

Jouw functie

Als projectsecretaris ondersteun je de teams Ruimtelijke Ordening 1 en 2 bij het uitvoeren van diverse activiteiten. Je hoofdtaak is het ondersteunen bij het tijdig en juist afhandelen van bewonersbrieven, bestuurlijke post en besluitvorming. Daarnaast bied je administratieve ondersteuning bij inkoopverzoeken. Je helpt de teamleiders, beleidsadviseurs en projectmanagers bij het bewaken en begeleiden van de administratieve processen rondom de inhoudelijke werkzaamheden. Dit betekent dat je onder meer verantwoordelijk bent voor de organisatie en voorbereiding van diverse overleggen.

Je werkt in een hectische omgeving met inhoudelijk gedreven professionals, waarbij je indien nodig ook andere teams binnen de afdeling ondersteunt. De administratieve processen en inhoudelijke dossiers vragen om diverse vormen van ondersteuning, en jij zorgt ervoor dat deze processen in goede handen zijn. Flexibiliteit en zelfstandig werken zijn belangrijk om met de verantwoordelijkheid die bij deze functie hoort om te kunnen gaan.

Werkzaamheden:

De tijdigheid en de kwaliteit van de afwikkeling van de bewonersbrieven, bestuurlijke post en - besluitvorming zijn cruciaal. Je registreert, bewaakt de termijnen en grijpt tijdig in als termijnen overschreden lijken te worden.

Je zet je in voor diverse ondersteunende taken voor het team, de teamleider en de afdeling. Dit gaat om het plannen en organiseren van overleggen en het ondersteunen bij diverse bedrijfsvoeringsprocessen zoals tijdschrijven en digitale archivering.

Je verricht ondersteunende werkzaamheden voor het inkoopproces, zoals het aanmaken van bestelformulieren, het bewaken van de voortgang en het beantwoorden van allerlei inhoudelijke vragen.

Jouw profiel

Jij hebt een echte ‘hands-on mentaliteit’, presteert onder druk en werkt graag projectmatig. Je voelt je verantwoordelijk voor je werkzaamheden en kunt goed schakelen tussen verschillende onderwerpen, terwijl je het overzicht behoudt. Je zoekt de samenwerking op en durft in te grijpen in het proces wanneer dat nodig is en collega’s aan te spreken op hun verantwoordelijkheid. Punctualiteit is voor jou vanzelfsprekend en je werkt het liefst zelfstandig. Je bent een generalist met uitstekende communicatieve vaardigheden en hebt een goed beheersing van het Nederlands in woord en geschrift! Het is een dynamische baan in een leuk, hecht team met veel verantwoordelijkheid. We zoeken iemand die stressbestendig is en deze verantwoordelijkheid ook kan dragen. Daarnaast ben je flexibel want voor jou is het geen probleem om op vrijdag te werken. Tot slot heb je een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

Vereiste Kwalificaties

• Je hebt werkervaring met agendabeheer;
• Je hebt ervaring met projectmatig werken.
• Je hebt minimaal een afgeronde MBO-niveau 4 opleiding, in de administratieve richting (bijvoorbeeld MBO Business Services);
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met zaaksystemen en documentmanagementsystemen;
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met bestuurlijke postprocessen bij een overheidsinstantie met drie of meer managementlagen;
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als (project)secretaris voor een team of afdeling;
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met het Microsoft Office-pakket.
• Je hebt werkervaring met het schrijven en redigeren van teksten;
• Je beschikt over een certificaat schrijfvaardigheid op niveau B1;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met e-Suite;

Type werk

Detachering