Vacatures

Omschrijving

Organisatie
Een sociale en ondernemende gemeente met ruim 75.000 inwoners. Hier werken we samen met 750 collega’s aan de best mogelijke dienstverlening voor inwoners, bedrijven en instellingen. De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. Onder het motto: vertrouwen, verbinden, verantwoordelijkheid en verbeteren.

Afdeling
Over de afdeling Werk, Inkomen, Jeugd en Zorg (WIJZ)

Werken voor WIJZ is werken aan het vangnet voor mensen die in kwetsbare omstandigheden terecht zijn gekomen. Bijvoorbeeld inwoners die ondersteuning nodig hebben om aan het werk te komen, inwoners met schulden of inkomensproblemen, ouderen met zorgproblematiek en kinderen in nood. Je onderhoudt nauw contact met externe partijen, zoals zorgaanbieders en scholen. Dit is de afdeling waar je écht verschil kunt maken voor mensen die het alleen even niet redden.

Opdracht
Voor deze opdracht werkt de kandidaat binnen de afdeling WIJZ (Werk, Inkomen, Jeugd en Zorg oftewel het sociaal domein) van de gemeente en voert administratief ondersteunende werkzaamheden uit voor 3 verschillende onderdelen binnen de afdeling: de Lokale Kamer, de Regisseurs van het MT en het team WOL – gemeentelijke uitvaarten.

De hoofdtaak ligt bij de Lokale Kamer en de aansturing van de kandidaat ligt bij de teamleider Lokale Kamer.

De werkzaamheden worden vanuit het stadskantoor in Leidschendam uitgevoerd. In overleg met de teamleider is thuiswerken een mogelijkheid.

De kandidaat ondersteunt de procesregisseurs van de Lokale Kamer zodat deze de inwoners van de gemeente zo goed mogelijk kunnen helpen. In de Lokale Kamer spelen casussen met meervoudige problematiek waarbij regelmatig overleggen plaatsvinden met ketenpartners. De kandidaat zorgt ervoor dat overleggen zorgvuldig, accuraat en met inachtneming van de privacywetgeving worden vastgelegd.

Deze taak is het grootste onderdeel van de functie.

Daarnaast verzorgt de kandidaat het agendabeheer van de 4 regisseurs van de afdeling. De regisseurs maken onderdeel uit van het Management Team van de afdeling en zijn, ieder voor zijn eigen onderdeel, eindverantwoordelijk voor de kwalitatieve dienstverlening van Werk, Zorg, Inkomen en Jeugd. De kandidaat ondersteunt de regisseurs met het plannen van grote overleggen waaraan zowel interne als externe partijen deelnemen. Deze taak wordt ingeschat op gemiddeld 2 uur per week.

Tenslotte ondersteunt de kandidaat het team WOL. Dit team van 3 medewerkers regelt op afroep de gemeentelijke uitvaarten van inwoners zonder nabestaanden. Voor deze taak is de kandidaat standby en voert werkzaamheden uit op het moment zich een casus voordoet. Gemiddeld gaat het op 2 uur per week. In de praktijk betekent dit dat er een paar weken weinig of niets te doen is voor deze taak en dat er in een andere week meer tijd voor nodig is. Op het moment zich een casus voordoet moet er snel worden gehandeld en de benodigde tijd worden vrijgemaakt.

Het is belangrijk dat de kandidaat flexibel is, prioriteiten kan stellen en het werk goed kan organiseren.   

Werkzaamheden Lokale Kamer:

• Plannen, voorbereiden, organiseren en notuleren van casuïstiek-overleggen;
• Opvragen van informatie bij ketenpartners;
• Verwerken van gegevens en documenten in het registratiesysteem;
• Agenda- en emailbeheer van de Lokale Kamer mailbox

Werkzaamheden Regisseurs:

• Het voeren van het agendabeheer en het inplannen van complexe afspraken voor de 4 regisseurs.

Werkzaamheden voor WOL-team – gemeentelijke uitvaarten: 

• In behandeling nemen van meldingen;
• Afleggen van huisbezoeken;
• Onderhouden van contacten met uitvaartorganisatie, politie, notaris, zorginstellingen en andere betrokken partijen;
• Verrichten van administratieve werkzaamheden. 

De door opdrachtnemer te verrichten werkzaamheden zijn ingebed in de organisatie van opdrachtgever en/of worden ook (deels of geheel) verricht door werknemer(s) die in loondienst bij opdrachtgever werkzaam zijn. Uit de volgende organisatorische afspraken en voorwaarden blijkt waarom dit het geval is.

• Opdrachtnemer neemt deel aan reguliere werkoverleggen
• Opdrachtnemer legt verantwoording af aan de opdrachtgever of een leidinggevende;
• De werkvorm is bepaald in onder andere: locatie en planning voor de te leveren resultaten;
• Er wordt gewerkt in team verband;
• De opdracht wordt ingezet ter vervanging van een vaste werknemer.

Competenties

• Verantwoordelijkheid;
• Flexibiliteit;
• Plannen en Organiseren;
• Nauwkeurigheid;
• Initiatief.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf. 

Vereiste Kwalificaties

• 3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring op administratief gebied binnen een gemeentelijke organisatie (maak dit duidelijk aantoonbaar in het cv).
• 5. Aantoonbare werkervaring in afgelopen 5 jaar met Suite4sociale regie, duidelijk weergeven in het cv
• 1. Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop (geen iPad); de werkplekken van de gemeente Leidschendam-Voorburg zijn voorzien van USB-C (Thunderbolt) docking beeldschermen;
• 4. Aantoonbaar afgeronde vakinhoudelijke trainingen/cursussen op gebied van notuleren, rapporteren en agendabeheer
• 2. Een afgeronde opleiding op minimaal MBO-niveau 4;
• 6. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met notuleren, verslaglegging en complex agendabeheer binnen het sociaal domein van een gemeente
• 7. Beschikbaar en bereid om 50% op locatie in Leidschendam te werken, wanneer de opdracht dit vraagt
• 8. Uiterlijk per 12 oktober 2026 beschikbaar voor 24 tot 27 uur per week op in ieder geval dinsdag, woensdag en donderdag

Type werk

Detachering