Vacatures

Omschrijving

Organisatie

Werken bij Overijssel

Overijssel is een prachtige provincie om te wonen, te werken en te recreëren. Met elkaar maken we Overijssel iedere dag leefbaarder, mooier, veiliger en beter bereikbaar. De provincie werkt samen met gemeenten, waterschappen, het Rijk, ondernemers en maatschappelijke instanties. Samen zetten we ons in voor de toekomst van onze provincie.

Beschrijving Bestuurs-en Concernzaken

Je gaat aan de slag bij de afdeling Bestuurs- en Concernzaken, één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. De afdeling is de verbindende schakel tussen bestuur, organisatie, partners en de inwoners van Overijssel. Samen met jouw collega’s draag je het profiel van de provincie Overijssel uit naar de buitenwereld. Een provincie met een eigentijds bestuur, die werkt aan een krachtige economie in een prettige en veilige leefomgeving.

De afdeling bestaat uit de volgende teams: Leiding, Bestuur, Concerncontrol en advies, Communicatie,  Kabinet, Strategie.

Opdracht

Ben jij een proactieve, nauwkeurige en dienstverlenende managementondersteuner die graag werkt in een bestuurlijke omgeving? Ben je sterk in organiseren, houd je overzicht en kun je snel schakelen wanneer de actualiteit daarom vraagt? Dan zijn wij op zoek naar jou. Als Managementondersteuner Bestuurlijke Zaken ondersteun je de Secretaris en Adviseur Asiel & Migratie van de Commissaris van de Koning. Je bent een onmisbare schakel in de dagelijkse ondersteuning en zorgt ervoor dat werkzaamheden, afspraken en processen efficiënt en zorgvuldig verlopen.

Je bent verantwoordelijk voor de organisatorische en administratieve ondersteuning van de Secretaris en Adviseur Asiel & Migratie. 
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Complex agendabeheer en het plannen, wijzigen en bewaken van afspraken.
• Mailboxbeheer: beoordelen, prioriteren, afhandelen en uitzetten van e-mails.
• Voorbereiden van overleggen, bestuurlijke bijeenkomsten, werkbezoeken en afspraken.
• Notuleren van vergaderingen en het opstellen en bewaken van actie- en besluitenlijsten.
• Beheren, actualiseren en aanvullen van logboeken, dossiers en administratieve registraties.
• Verwerken, controleren en archiveren van documenten en ontvangen informatie.
• Opstellen, redigeren en verwerken van correspondentie, notities en andere bestuurlijke stukken.
• Bewaken van deadlines en opvolgen van gemaakte afspraken.
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief praktische voorbereiding.
• Onderhouden van contacten met interne collega’s en externe partners, zoals gemeenten, ministeries, veiligheidsregio’s en andere samenwerkingsorganisaties.
• Signaleren van knelpunten en actief bijdragen aan een efficiënte ondersteuning.
• Verrichten van overige secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden.

Competenties

• Nauwkeurig;
• Zelfstandig;
• Servicegericht;
• Stressbestendig;
• Flexibel;
• Proactief;
• Accuraat;
• Integer.

Functieschaal

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, exclusief motivatiebrief én voorblad, opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties) in pdf. 

Vereiste Kwalificaties

• 4. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer en administratieve ondersteuning;
• 5. Aantoonbare werkervaring met met Microsoft Outlook, Word, Excel, Teams en digitale documentbeheersystemen.
• 7. Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke of politiek sensitieve communicatie;
• 8. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner bij een overheidsinstelling;
• 9. Aantoonbare werkervaring met het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten;
• 3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner, bestuurssecretaresse of directiesecretaresse;
• 6. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
• 2. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
• 10. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het voorbereiden van overleggen, bestuurlijke bijeenkomsten, werkbezoeken en afspraken;
• 11. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met communicatie met interne collega’s en externe partners, zoals gemeenten, ministeries, veiligheidsregio’s en andere samenwerkingsorganisaties.

Type werk

Detachering