Privacy Statement Nedflex

Dit is het Privacy Statement van Nedflex. De snelle technologische ontwikkelingen bieden steeds meer mogelijkheden om persoonsgegevens te verwerken. Bescherming van de persoonlijke levenssfeer is een grondrecht, dit recht is o.a. geregeld in art. 10 lid 1 van de Grondwet. Dit artikel geeft aan dat er een wet moet zijn voor het recht op bescherming van persoonsgegevens. In Nederland is dit de Wet bescherming persoonsgegevens (hierna: Wbp). De Wbp regelt wat er allemaal is toegestaan bij het verwerken van persoonsgegevens. Nedflex draagt zorg voor een correcte verwerking van deze persoonsgegevens, volledig in lijn met de voorwaarden die de Wbp hieraan stelt. Dit Privacy Statement informeert kandidaten, flexwerkers, klantrelaties en andere geïnteresseerden over de wijze waarop Nedflex persoonsgegevens verwerkt.

Wie is Nedflex?

Nedflex is een specialist op het gebied van Payrolling, Backoffice en Uitzenden. Nedflex verzorgt de backoffice voor tientallen uitzendondernemingen in het hele land en heeft tevens een handvol Franchise vestigingen. Nedflex voert haar bedrijfsactiviteiten uit vanuit het hoofdkantoor in de Goorn, Noord-Holland. Onder Nedflex vallen de volgende entiteiten, te weten: Nedflex Payrolling B.V., Nedflex Uitzendbureau B.V., Nedflex B.V., Nedflex HL Detachering B.V., Nedflex AK Detachering B.V. en de dochtermaatschappij Individu Consultants B.V.

Wat zijn persoonsgegevens?

De Wbp geeft aan dat een persoonsgegeven elk gegeven is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Meer informatie over de definitie van persoonsgegevens is te vinden in art. 1 sub a Wbp.

Voorbeelden van persoonsgegevens

Er zijn vele persoonsgegevens, voorbeelden zijn uw naam, adres en woonplaats. Daarnaast zijn er ook bijzondere persoonsgegevens, dit zijn bijvoorbeeld gegevens over iemands ras, godsdienst of gezondheid. Deze gegevens worden extra beschermd door de wetgever. Ook het Burgerservicenummer (BSN) is een bijzonder persoonsgegeven, omdat het tot een uniek persoon herleidbaar is.

Welke gegevens worden er door Nedflex verwerkt:

Nedflex verwerkt onder andere de volgende gegevens:

  • NAW gegevens (naam, adres, woonplaats);
  • Contactgegevens zoals telefoonnummer, e-mailadres;
  • Geboortedatum en geboorteplaats;
  • Nationaliteit, geslacht en burgerlijke staat;
  • Curriculum Vitae (werkervaring, opleidingen en scholingsgegevens);
  • Bankrekeningnummer en polisnummer verzekeraar;
  • Kopie identiteitsbewijs, BSN;
  • Werkvergunning, verblijfsvergunning.

Ziekteverzuim en gezondheidsgegevens:

Ook gegevens over ziekte zijn beschermd. Indien u als uitzendkracht ziek bent, gelden er op basis van de Wbp regels met betrekking tot het verwerken van deze gegevens omtrent de ziekte. Alleen onderstaande gegevens worden door Nedflex geregistreerd bij ziekte van een uitzendkracht:

  • Het telefoonnummer en (verpleeg) adres, zolang de ziekte daaruit niet herleidbaar is;
  • De vermoedelijke duur van het verzuim;
  • Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
  • Of er sprake is van een verkeersongeval met verhaalsmogelijkheid;
  • Alleen in beperkte situaties: of aanpassingen in het kader van re-integratie aangeboden kunnen worden.

Alle overige gegevens mogen niet verzameld of verwerkt worden door Nedflex. Deze gegevens zijn niet noodzakelijk voor de loondoorbetaling of re-integratie. Indien de uitzendkracht vrijwillig meer informatie geeft zal Nedflex te nimmer deze gegevens vastleggen. In verband met het medisch beroepsgeheim is het niet toegestaan dat de bedrijfsarts Nedflex zal inlichten. De bedrijfsarts mag deze gegevens dus niet aan Nedflex overleggen.

Loonbeslag:
Binnen Nedflex wordt zorgvuldig omgegaan met een loonbeslag. Indien een uitzendkracht een loonbeslag heeft dan zal Nedflex alleen de gegevens omtrent het loonbeslag verwerken voor zover dat noodzakelijk is voor de salarisadministratie en uitvoer van het loonbeslag. Uitsluitend medewerkers die zich bezighouden met het verwerken van het loonbeslag hebben toegang tot de gegevens over het loonbeslag.

Wanneer verzamelen wij gegevens van een flexwerker?
Wij verzamelen gegevens van een flexwerker indien de opdrachtgever of de flexwerker zelf gegevens invult of achterlaat op onze website, dan wel de Flexportaal. Daarnaast kan een flexwerker zich ook inschrijven op één van onze vestigingen om gebruik te maken van onze dienstverlening.

Waarom verzamelen wij gegevens van de flexwerker?
Wij verzamelen gegevens ter uitvoering van onze dienstverlening, waaronder Uitzenden, Bemiddeling, Payrolling of Werving en Selectie. Meer specifiek om één van de volgende doelen:

  1. Om aan de geldende wet- en regelgeving te voldoen;
  2. In het kader van arbeidsbemiddeling;
  3. Een arbeidsrechtelijke relatie met u aan te gaan;
  4. Om u toegang te kunnen verlenen tot en gebruik te kunnen laten maken van onze online omgevingen en portals;
  5. Om onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan het vanuit de overheid opgelegde doeleinde om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen;
  6. Subsidies en premiekortingen e.d. aan te vragen

De volgende specifieke situaties van gegevensverwerking zijn vanuit de Wbp van belang:

1. De ingeschreven uitzendkracht:
Tijdens het inschrijven van de uitzendkracht mag Nedflex alleen de gegevens inschrijven die nodig zijn voor de arbeidsbemiddeling. Hierbij kunt u denken aan naam, adres, contactgegevens en de relevante werkervaring van de kandidaat. Zolang de kandidaat bemiddeld wilt worden door Nedflex mogen deze gegevens bewaard blijven. Indien u als uitzendkracht niet heeft gewerkt en niet opnieuw heeft aangegeven bemiddeld te willen worden zal Nedflex deze gegevens direct verwijderen.

  1. De werkzame uitzendkracht:
    Indien er een uitzendovereenkomst met de uitzendkracht wordt aangegaan zal Nedflex het BSN van de uitzendkracht verwerken voor specifieke doeleinden. Waarvoor mag Nedflex het BSN gebruiken?
  • Voor het uitvoeren van de (inhoudingen) loonbelasting en de salaris- en pensioenadministratie (inclusief loonaangifte bij de Belastingdienst);
  • Vaststellen van de identiteit van de uitzendkracht;
  • Gegevensverstrekking aan UWV in verband met ziekte en re-integratie;
  • Verstrekking aan de bedrijfsarts bij re-integratie van de uitzendkracht;
  • Ten behoeve van een aanvraag over vermelding in het doelgroep register van UWV.

Op basis van een wettelijke grondslag zal Nedflex een kopie van het identiteitsbewijs mogen verwerken. Geheel in overeenstemming met de Wbp zal Nedflex het BSN en een kopie van het identiteitsbewijs van de uitzendkracht te nimmer aan de inlener verstrekken.

3. Niet meer werkzame uitzendkracht:

Op basis van de Wbp dient in beginsel twee jaar na de dag waarop de uitzendkracht gewerkt heeft de persoonsgegevens te worden verwijderd. Uitzondering op deze regel zijn gegevens waarbij een wettelijk minimum bewaartermijn van toepassing is. Deze uitzonderingen worden in het vrijstellingsbesluit van de Wbp genoemd.

In de onderstaande gevallen is er sprake van een uitzondering:

Algemene wet inzake rijksbelastingen, artikel 52 (fiscale bewaarplicht):
Voor de administratie die noodzakelijk is voor de controle op de rijksbelasting en vennootschappelijke administratieplicht (bijvoorbeeld:  salarisadministratie, uitzendovereenkomst en voor zover noodzakelijk  pensioenverplichtingen) geldt een bewaartermijn van zeven jaar.

Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 (ID-bewijzen en loonheffingskortingen)
ID-bewijzen en loonheffingskortingen dienen ten minste vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd, te worden bewaard.

Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 (gegevens werknemer)
De inhoudingsplichtige bewaart de bedoelde gegevens ten minste vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd. Deze gegevens betreffen naam met voorletters, geboortedatum, BSN, adres met postcode, woonplaats en als iemand niet in Nederland woont: woonland en regio.

Regeling eigenrisicodrager ZW Medisch dossier van een werknemer: tien jaar.

Overige gegevens: 5 jaar.

Welke gegevens verwerkt Nedflex van bezoekers van onze website?
De website, https://www.nedflex.nl , maakt gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestandje dat een website op de harde schijf van je computer zet op het moment dat je de website bezoekt. De belangrijkste functie van cookies is om de ene gebruiker van de andere te onderscheiden. Je komt cookies dan ook veel tegen bij websites waarbij je moet inloggen. Een cookie zorgt dat je ingelogd blijft terwijl je de website gebruikt. Er wordt gebruik gemaakt van verschillende soorten cookies.

Analytische cookies:

Deze cookies worden gebruikt om bijvoorbeeld bezoekersstatistieken bij te houden. Zo krijgt Nedflex beter inzicht in het functioneren van de website. Analytische cookies hebben nauwelijks gevolgen voor de privacy.

Functionele cookies:

Functionele cookies zijn nodig om een dienst of webshop te laten functioneren. Deze cookies worden gebruikt om bepaalde gebruikers- en voorkeursinstellingen te bewaren, eventuele inloggegevens op te slaan en om het gebruik van de website te vergemakkelijken en te optimaliseren.

Social media cookies:

Informatie op de website kan worden gedeeld via social media (zoals bijvoorbeeld Facebook, Twitter en LinkedIn). Hiervoor zijn een aantal speciale knoppen op de website toegevoegd. De knoppen werken echter alleen als de betreffende social media partijen een website-overschrijdende cookie kunnen plaatsen. Door op een social media button te klikken, word je doorgeleid naar de website van de desbetreffende social media partij. Voor het gebruik van de cookies van de social media partijen verwijzen wij naar de informatie die te vinden is op de websites van deze social media partijen.

Momenteel maakt Nedflex alleen gebruik van analytische- en functionele cookies.

Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze wet wordt nageleefd.

Beveiliging

Nedflex doet zijn uiterste best om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen tegen onrechtmatige verwerking, verspreiding en verlies. Hiervoor zijn de volgende maatregelen getroffen:

  • Er wordt gewerkt met een beveiligde verbinding;
  • Er wordt gewerkt met een beveiligd systeem die slechts toegankelijk is voor medewerkers van Nedflex door middel van een gebruikersnaam en wachtwoord. Deze gebruikersnaam en het wachtwoord zijn gekoppeld aan de specifieke medewerker;
  • ISO-normeringen en certificaten.

Inzagerecht

Iedereen heeft het recht om inzage te vragen in zijn of haar verwerkte persoonsgegevens. Dit kan uiteraard zonder opgave van redenen worden gedaan.  Dit houdt in dat u als uitzendkracht recht heeft op inzage welke persoonsgegevens Nedflex van u verwerkt. Tevens kan de uitzendkracht/flexwerker verzoeken om de persoonsgegevens aan te vullen, te wijzigen/verbeteren of te verwijderen*. Er kan per e-mail contact opgenomen worden via de afdeling Juridische Zaken, te bereiken via jz@nedflex.nl of schriftelijk door een brief te sturen naar Nedflex, Schoffel 2, 1648 GG De Goorn.

*Voor de flexwerker met inloggegevens tot het onlineportal geldt dat deze gegevens (gedeeltelijk) ook zelf aangevuld, gewijzigd/verbeterd of verwijderd kunnen worden. Heb je geen inloggegevens voor de flexportaal, vraag deze aan via info@nedflex.nl.

0
Connecting
Please wait...
Verstuur een bericht

Momenteel is er geen medewerker beschikbaar. Als u een bericht achter laat dan nemen wij zo snel mogelijk contact met u op.

Uw naam
* E-mail
* Beschrijf uw vraag
Chat met ons

Heeft u vragen? Wij zitten er klaar voor!

Uw naam
Beschrijf uw vraag
We zijn online
Feedback

Zou u zo vriendelijk willen zijn om deze chat te beoordelen?

Hebben we u goed geholpen?