handen schudden afspraak

De grootste misvattingen over payrolling (+infographic)

31 juli 2018 Payrolling

De afgelopen tijd hebben wij de grootste misvattingen die bestaan over payrolling behandeld. Hieronder vind je al deze misvattingen nog eens in een handig overzicht.

Nedflex is sinds jaar en dag een voorvechter voor transparantie in de flexbranche. Mede op basis van onze transparantie, zijn wij door LTO Arbeidskracht, KHN, RECRON en Recreatie Nederland geselecteerd als payrollpartner. Als personeelspartner van honderden ondernemers, hebben wij onderstaande 4 belangrijkste misverstanden over payrolling gesignaleerd.

Misvatting #1:

“Personeel gaat erop achteruit bij payrolling”

Bij een (steeds kleiner wordend) deel van de werkgevers leeft het idee dat zij als ondernemer voordelen ondervinden van payrolling, maar dat hun werknemers moeten inleveren. De payroller moet er ook aan verdienen, toch?

 Feit: het loon van de flexkracht wordt niet beïnvloed door de payroller.

Het is wettelijk vastgelegd dat flexwerkers dezelfde beloning krijgen als vaste medewerkers. De payrollkracht valt formeel onder de cao van de Algemene Bond voor Uitzendorganisaties, waardoor jij als werkgever profiteert van de langere flexibele periode van deze cao. Qua salaris geldt echter de zogeheten ‘inlenersbeloning’, oftewel jouw eigen cao. Jouw medewerkers gaan er niet op achteruit, terwijl jij aan flexibiliteit wint. Daarnaast ben jij door gebruik te maken van payrolling gevrijwaard van juridische risico’s, word je op het gebied van contract- en salarisadministratie volledig ontzorgd én ben je onder de streep zelf ook voordeliger uit.
Daarnaast zorgen wij als jouw personeelspartner goed voor jouw medewerkers. Ze krijgen wekelijks uitbetaald en kunnen altijd en overal bij hun loonstroken en jaaropgave; ze kunnen in overleg met jou profiteren van de opleidingen die de Nedflex Academy biedt; jij en jouw medewerkers kunnen altijd kosteloos gebruik maken van de expertise van het Nedflex Service Center (een volwaardige HR-afdeling) en Nedflex Juridische Zaken – óók voor meer persoonlijke zaken als ziekte en zwangerschap.

 Leestip: Wat betekent payrolling voor mijn medewerkers?

Misvatting #2:

Met payrolling ben ik als ondernemer duurder uit

Bij een groot deel van de ondernemers die nog geen gebruik maken van payrolling, leeft het idee dat zij met eigen salarisadministratie in eigen beheer goedkoper uit zijn dan wanneer zij dit uitbesteden aan een payrollaanbieder. Dit is in de meeste gevallen niet correct.

De misvatting berust op meerdere factoren. Het verschilt per ondernemer of payrolling voordeliger is dan salarisadministratie in eigen beheer. In de meeste gevallen wel, maar het hangt onder andere af van verschillende verplichte wettelijke werkgeverslasten, zoals sectorpremies en diverse afdrachten. Daarnaast zijn er nog overige kosten die per ondernemer variëren, zoals verzuimverzekeringen, pensioenregelingen en administratieve kosten. Deze lasten kunnen door een payrollaanbieder worden overgenomen, waardoor je bovenop het brutoloon alleen nog de afgesproken factor betaalt. Zo kom je niet voor verassingen te staan.

Overname verzuimverzekering
Als ondernemer kun je een verzekering afsluiten voor ziekteverzuim. Dit kost veel geld, zeker als het achteraf niet nodig blijkt te zijn. Je kunt ervoor kiezen om geen verzekering af te sluiten, maar als een medewerker ziek wordt draai jij als ondernemer op voor de kosten. Deze kosten bedragen in werkelijkheid gemiddeld €230,- per medewerker per dag (Bron: TNO). Dit is één van de redenen waarom ondernemers de verzuimverzekeringen over laten nemen door een payrollaanbieder. Bij een payrollpartner als Nedflex ben je vanaf dag één verzekerd voor ziekteverzuim, waardoor je fors op personeelskosten bespaart.

Payrolling = maatwerk
Conclusie: als ondernemer heb je te maken met meerdere verplichte werkgeverslasten en overige lasten die kunnen variëren. Hoewel wij niet per definitie kunnen vaststellen of payrolling voordeliger is, blijkt dit in de meeste gevallen wel zo te zijn. Onze branchespecialisten zijn erop gespitst om samen met jou de exacte personeelskosten te berekenen en vast te stellen of je voordeel kunt halen uit payrolling.

Misvatting #3:

Payrolling creëert afstand tussen mij en mijn medewerkers

Uit ervaring hebben we gemerkt dat een groot deel van de ondernemers denken dat de overstap naar payrolling invloed heeft op de werkrelatie met de medewerkers. Met name zien we dat zij huiverig zijn voor de reacties van hun medewerkers. Dit kan er aan bijdragen dat ondernemers het een lastige stap vinden om over te gaan op payrolling.

Ben je van plan om gebruik te maken van payrolling? Dan is het van belang dat jouw medewerkers goed worden voorbereid middels juiste communicatie. Door de nieuwe situatie met een juiste voorlichting te bespreken houd je je medewerkers goed op de hoogte en blijft een goede werkrelatie in stand.

Bespreek de nieuwe situatie
Door de overstap naar payrolling zal er binnen jouw organisatie niets voor je medewerkers veranderen. Zij blijven hun werkzaamheden uitvoeren volgens het personeelsreglement, zoals in de oude situatie. Tevens worden zij beloond volgens de inlenersbeloning. Dit houdt in dat de medewerkers beloond blijven worden volgens de cao die in jouw organisatie van toepassing is.

Achter de schermen gaat er wel iets veranderen. De payrollaanbieder wordt de juridische werkgever van jouw medewerkers. Dit houdt in dat zij verantwoordelijk worden voor o.a. het uitbetalen van salaris, het vakantiegeld en de vakantiedagen. Jouw administratieve lasten worden uit handen genomen, waardoor je meer ruimte krijgt om de relatie met jouw medewerkers te onderhouden. Een win-win situatie al zeggen wij zelf.

Juiste voorlichting
Als je ervoor kiest om jouw medewerkers op de payroll te zetten, is het van belang dat zij een goede voorlichting krijgen op een duidelijke en eerlijke manier. De payrollaanbieder heeft een expliciete informatieplicht en heeft op de eerste plaats de taak om jou van de juiste informatie te voorzien. Vervolgens wordt er in overleg vastgesteld welke communicatiewijze het beste bij jou past. Zo bepaal je zelf hoe de medewerkers op de hoogte worden gebracht; door jou of samen met de payrollaanbieder.

Tips om een goede werkrelatie te behouden bij gebruik van payrolling

  1. Maak gebruik van de kennis van de payrollorganisatie. Als de medewerkers vragen hebben over bijvoorbeeld de loonstroken, het contract of de jaaropgave, kunnen zij altijd contact opnemen met de payrollaanbieder. Deze is immers gespecialiseerd in dergelijke vraagstukken. Dit voorkomt irritatie en onduidelijkheden rondom de beloning van jouw personeel.
  2. Werk zij aan zij met jouw payrollpartner. Als juridisch werkgever ondersteunen zij jou in alle HR-vraagstukken, terwijl jij jouw medewerkers laat excelleren op de werkvloer.
  3. Biedt jouw medewerkers opties aan voor persoonlijke ontwikkeling. Een payrollaanbieder kan vaak adviseren en faciliteren in scholing. Dit zorgt voor persoonlijke ontwikkeling van jouw medewerker, terwijl jouw payrollpartner de randzaken rondom scholing regelt.

Misvatting #4:

“Payrolling is alleen voor grote ondernemingen”

Wij ervaren dat ondernemers die nog geen gebruikmaken van payrolling, vaak in de veronderstelling zijn dat alleen grote ondernemingen baat hebben bij deze dienst. Integendeel. Payrolling is juist erg geschikt voor de kleinere ondernemingen, omdat zij er meerdere voordelen uit halen. Maar waar zitten die voordelen?

Kosten van een zieke medewerker
Als ondernemer moet je een zieke medewerker de eerste periode doorbetalen en in sommige gevallen een vervanger oproepen. Grote ondernemingen hebben meestal een financiële buffer om dat soort situaties op te vangen. Voor ondernemingen die daar niet over beschikken zou payrolling een uitkomst zijn, omdat de payrollaanbieder deze administratieve en financiële lasten op zich neemt. Hierdoor bespaar je personeelskosten en kun je je bezighouden met jouw medewerkers en de corebusiness.

Personeelszaken
Grote ondernemingen beschikken vaak over een eigen HR-afdeling. Dit is een afdeling die voor kleinere ondernemingen meestal niet rendabel is, omdat dit extra kosten met zich meebrengt. Een payrollaanbieder biedt hiervoor de oplossing: een externe HR-afdeling. Jij en jouw medewerkers kunnen met vragen kosteloos gebruik maken van de kennis van de payrollaanbieder.

Aannemen van personeel
Uit ervaring merken wij dat kleinere ondernemingen die geen gebruik maken van payrolling, huiverig zijn voor het aannemen van nieuw personeel. Mede omdat nieuwe medewerkers administratieve handelingen en risico’s met zich meebrengen. Het gebruik van payrolling maakt het aannemen van nieuw personeel laagdrempeliger, omdat je slechts jouw medewerkers hoeft aan te melden bij de payrollaanbieder. De rest verzorgen zij.

Infographic

De grootste misvattingen over payrolling op een rij

Hieronder vind je de grootste misvattingen over payrolling nogmaals in een overzichtelijke infographic.

Wat er verandert na de komst van de Wet Arbeidsmarkt in Balans, dat lees je in onze whitepaper WAB: Wet arbeidsmarkt in balans.