Identiteitsbewijs

De identificatieplicht wil zeggen dat iedereen vanaf 14 jaar een geldig identiteitsbewijs moet kunnen laten zien als de politie daar om vraagt. Op deze pagina vind je meer informatie over bijvoorbeeld het controleren van een identiteitsbewijs.

Snel controleren of het document echt is?

Snel controleren of een werknemer met een verblijfsvergunning mag werken?

Wat moet Nedflex doen om te voldoen aan de identificatieplicht?

Iedereen moet zich kunnen identificeren met een geldig identiteitsbewijs, ook op de werkplek. Als werkgever zijn wij verplicht de identiteit van onze werknemers en uitzendkrachten te controleren. Voordat de werknemer in dienst komt, controleren wij het originele identiteitsbewijs. Wij bewaren een kopie van het identiteitsbewijs in onze administratie.

Wat moet de partner of inlener van Nedflex doen om te voldoen aan de identificatieplicht?

− Partner
Als partner ben je het eerste aanspreekpunt voor de uitzendkracht. Jij bent dan ook degene die in eerste instantie de controle van het identiteitsbewijs uitvoert.

− Inlener
Als inlener moet je zelf ook het originele identiteitsbewijs controleren voor de uitzendkracht bij je aan de slag gaat. Je mag geen kopie van het identiteitsbewijs in jouw administratie opslaan omdat je niet de werkgever bent van de uitzendkracht. Nedflex is de werkgever. Maar heeft de ingehuurde arbeidskracht een nationaliteit van 1 van de landen van buiten de Europese Economische Ruimte (EER)? Dan moet je dat wel voor de duur van 5 jaar. Je moet ook nagaan of deze persoon wel mag werken.

Identificatieplicht

De identificatieplicht bestaat uit 3 onderdelen:

1. Verificatieplicht
Bij indiensttreding moeten wij het identiteitsbewijs van de werknemers controleren op echtheidskenmerken en geldigheid.
2. Bewaarplicht
Wij moeten een kopie bewaren van het identiteitsbewijs van alle werknemers die wij in dienst nemen.
3. Zorgplicht
Dit betekent dat wij onze werknemers bij controle in de gelegenheid moeten stellen aan hun identificatieplicht te voldoen. Onze werknemers moeten ook tijdens het werk een geldig identiteitsbewijs bij zich dragen. Wij moeten onze werknemers hierop wijzen.

Verificatieplicht geldig identiteitsbewijs

Bij indiensttreding van een nieuwe werknemer moeten wij naar een geldig identiteitsbewijs vragen. De werknemer moet dan het originele document tonen. Bijvoorbeeld een paspoort, een identiteitskaart of vreemdelingendocument.

Stappenplan verificatieplicht:
1. Controleer het identiteitsbewijs
2. Controleer de identiteit
3. Controleer of iemand voor Nedflex mag werken
4. Een kopie van het identiteitsbewijs bewaren, zie Bewaarplicht identiteitsbewijs.

Stap 1: Controleer het identiteitsbewijs|
De onderstaande identiteitsbewijzen zijn geldig:
− Nederlands paspoort of identiteitsbewijs
− Nederlands verblijfsdocument
− Nederlands vreemdelingen- of vluchtelingenpaspoort
− Buitenlands paspoort of nationaal identiteitsbewijs

Let op: onechte, vervalste, beschadigde of veranderde documenten zijn niet geldig als identiteitsbewijs. Controleer daarom het volgende:

Is het identiteitsbewijs geldig, echt en origineel?
Controleer de datum van het identiteitsbewijs:
− Een verlopen identiteitsbewijs is niet geldig als identiteitsbewijs.
Controleer of het document echt en onvervalst is:
− Controleer de echtheid van het Nederlandse identiteitsbewijs
− Controleer de echtheid van het Nederlandse verblijfsdocument
− Controleer het buitenlandse paspoort en/of identiteitsbewijs
Zijn er beschadigingen of afwijkingen aan het identiteitsbewijs?
− Snij- of lijmsporen;
− Onleesbare of ontbrekende gedeelten;
− Beschadigde foto;
− Handmatige correcties;
− Kleurverschillen of luchtbellen in de afdekfolie;
− Is er geknoeid met de Machine Readable Zone (MRZ)?
MRZ is een strook van 2 of 3 regels met letters en cijfers, gescheiden door het teken <. In de MRZ worden gegevens herhaald die ook in het document staan, zoals de naam. Kijk of de naam in de MRZ overeenkomt met de naam in het document. Kijk ook naar het lettertype van de MRZ. Gebruik hierbij een originele ID-kaart zodat u de documenten met elkaar kunt vergelijken. Afwijkingen vallen vooral op in de cijfers 3, 4 en 7. Juist is: 3: scherpe bovenkant en een ronde onderkant; 4: aan de rechterzijde open; 7: holle rug.

Stap 2: Controleer de identiteit
Is de persoon die voor je staat de juiste persoon?
Controleer of je de persoon voor je herkent op de foto in het document. Verdeel het gezicht vervolgens in 4 delen en kijk bijvoorbeeld naar de vorm van de ogen, neus, mond en kin. Kijk ook of de kenmerken in het identiteitsbewijs kloppen voor de persoon die voor je staat, zoals lengte, kleur ogen, sekse, leeftijd, enzovoort. Je kunt bijvoorbeeld kijken naar de haargrens. De haargrens schuift naarmate men ouder wordt altijd naar boven. Wanneer op de pasfoto, die altijd ouder is dan de persoon die voor je staat, de haargrens hoger is dan de haargrens van de persoon die voor je staat, dan is dit vrijwel zeker niet dezelfde persoon.

Handtekening: je kunt de nieuwe arbeidskracht ook vragen een handtekening te zetten, bijvoorbeeld op de loonbelastingverklaring of arbeidsovereenkomst. Vergelijk deze met de handtekening op het identiteitsbewijs.
Klopt de leeftijd? Controleer of de leeftijd van de persoon voor je ongeveer overeenkomt met de leeftijd volgens het document. Vraag de persoon bijvoorbeeld ter controle om zijn of haar leeftijd in plaats van de geboortedatum.
Stel de nationaliteit vast: kijk op het document goed naar de nationaliteit van de persoon die bij je komt werken. Let op: de nationaliteit van de persoon komt niet altijd overeen met het land waar het document is uitgegeven.

Stap 3: Controleer of iemand voor je mag werken
Heb je de identiteit vast kunnen stellen? Dan ga je nu onderzoeken of deze persoon in Nederland mag werken. Mensen met de Nederlandse nationaliteit mogen zonder meer voor je werken. Ook personen uit de EER en Zwitserland mogen voor je werken. Heeft de persoon die voor je wil werken een andere nationaliteit? Dan moet deze een bewijs kunnen laten zien dat hij of zij in Nederland mag werken.
Mensen uit Nederland, de EER en Zwitserland
Op het identiteitsbewijs staat de nationaliteit van de persoon die voor je wil werken. Staat die er niet op, vraag dan om een ander document om de nationaliteit vast te stellen. Als niet bekend is welke nationaliteit iemand heeft, mag hij niet voor je werken. De persoon die voor je wil werken moet dan via een ander document aantonen dat hij in Nederland mag werken.

Let op: wanneer op het document staat dat de persoon gerechtigd is om arbeid te verrichten zonder twv, dan mag de persoon wel degelijk voor je werken.

Mensen van buiten de EER met een Nederlands verblijfsdocument
Op de achterkant van een Nederlands verblijfsdocument staat of deze persoon in Nederland mag werken. Als dat niet op de achterkant staat, mag die persoon niet voor je werken. Op de achterkant van het verblijfsdocument staat onder welke voorwaarden iemand in Nederland mag werken. Soms moet je als werkgever iets doen om te zorgen dat jouw arbeidskracht aan die voorwaarden voldoet. Zoals:

− Een TWV (tewerkstellingsvergunning) aanvragen als iemand korter dan 3 maanden voor je komt werken. Je vraagt een TWV aan bij het UWV.
− Een GVVA aanvragen als iemand langer dan 3 maanden voor je komt werken. Je vraagt een GVVA aan bij de IND.

Bekijk de rest van de mogelijke voorwaarden op een verblijfsdocument. Pas als dit allemaal in orde is, mag de buitenlandse arbeidskracht beginnen met werken.

Mensen van buiten de EER zonder een Nederlands verblijfsdocument
Voor deze personen gelden afwijkende regels. Voor vragen kun je contact opnemen met Informatie Rijksoverheid. Twijfel je of iemand in Nederland mag werken, neem dan contact op met Nedflex. Wij zullen je helpen te bepalen of iemand in Nederland mag werken.

Stap 4: Bewaarplicht identiteitsbewijs
Wij moeten een duidelijke kopie maken van het identiteitsbewijs. Documentnummer, pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) moeten goed leesbaar zijn. Wij bewaren deze kopie in onze administratie voor eventuele controles, bijvoorbeeld door de Inspectie SZW en NEN-keuring. Wij moeten deze kopie bewaren tot minstens 5 jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan.

Verlopen identiteitsbewijs van werknemer
Je hebt een kopie van het identiteitsbewijs gemaakt toen deze geldig was. Wanneer het identiteitsbewijs van een werknemer verloopt, hoef je deze niet te vervangen. Om te zorgen dat een uitzendkracht wel aan de identificatieplicht kan voldoen, vragen wij wel altijd een nieuw identiteitsbewijs op.

Wanneer moet je een kopie bewaren?
Je moet een elektronische of papieren kopie bewaren van het identiteitsbewijs van:
− mensen die bij je in dienst komen;
− mensen van buiten de EER en Zwitserland die niet bij je in dienst zijn (ook zelfstandigen). Let op: dit geldt niet voor personen met de Turkse nationaliteit die legaal in Nederland mogen verblijven.

Die kopie bewaar je minstens 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de arbeidskracht bij je vertrokken is. Dus als iemand vertrekt in mei 2019, dan bewaar je de kopie zeker tot eind 2024.

Als het identiteitsbewijs verloopt terwijl de arbeidskracht nog bij je in dienst is, dan hoef je geen nieuwe kopie te maken.

Let op: als tijdelijke verblijfsvergunningen of werkvergunningen verlopen, mogen mensen niet meer voor je werken tot zij een nieuwe vergunning hebben. Controleer in dat geval of de geldigheid van de vergunning is verlengd onder dezelfde voorwaarden en/of een nieuw identiteitsdocument is afgegeven.

Wanneer mag je geen kopie bewaren?
Wanneer iemand bij je werkt en niet bij je in dienst is en uit Nederland, de EER, Zwitserland of Turkije* komt, dan mag je geen kopie van het identiteitsbewijs maken en bewaren. Je controleert dan wel de identiteit en registreert de persoonsgegevens in jouw administratie, maar je maakt geen kopie.

Veelgestelde vragen

Met welke AVG regels moeten wij rekening houden bij het verwerken van een identiteitsbewijs?

Een identiteitsbewijs valt onder bijzondere persoonsgegevens, het verwerken van bijzondere persoonsgegevens is verboden, tenzij wij ons kunnen beroepen op de grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens. Ga naar autoriteit persoonsgegevens voor meer informatie.
Wat moeten wij doen als iemand geen identiteitsbewijs heeft of deze niet kan laten zien?

Diegene mag niet voor ons werken.
Wat zijn geen geldige identiteitsbewijzen?

− Een rijbewijs of een verklaring van de Belastingdienst met het BSN is geen geldig identiteitsbewijs. Op dit document staat geen nationaliteit vermeld. Daarom zijn dit geen geldige identiteitsbewijzen voor de verificatieplicht;
− Kopieën van identiteitsbewijzen;
− Identiteitsbewijzen met een verlopen datum;
− Onechte, vervalste, beschadigde of veranderde documenten zijn niet geldig als identiteitsbewijs.
Moeten wij een identiteitsbewijs van een ZZP – zelfstandigen controleren?

Als Nedflex zaken doet met zelfstandigen hoeven wij het identiteitsbewijs niet te controleren. Als een zzp’er rechtstreeks bij een inlener gaat werken, moet de inlener het identiteitsbewijs wel controleren.
Wat moeten wij doen als het identiteitsbewijs van een werknemer verloopt?

Wij hoeven geen nieuwe kopie te maken zolang de uitzendovereenkomst geldig is. Krijgt de medewerker een nieuwe uitzendovereenkomst dan vragen wij het nieuwe document op. Zodat wij in de nieuwe uitzendovereenkomst de juiste gegevens kunnen zetten. De nieuwe gegevens gebruik wij in de uitzendovereenkomst bij de overgang van Fase A naar Fase B, van Fase B naar Fase B of van Fase B naar Fase C.