Interview met AVG-specialist Frank Eggermont
Frank Eggermont is juridisch medewerker en AVG specialist binnen Nedflex. Hij werkt nauw samen met Martine de Wit, die is aangesteld als AVG functionaris. Frank houdt zich bezig met complexe juridische vraagstukken op het gebied van arbeidsrecht. Hij doet dit voor Nedflex en haar partners. In dit vraaggesprek gaat hij dieper in op de AVG, die 25 mei in werking treedt, en wat Nedflex voor haar partners kan betekenen.
Hoe kijk jij tegen de AVG aan?
“De AVG komt in plaats voor de huidige Wet Bescherming Persoonsgegevens. In deze nieuwe verordening wordt de bescherming van persoonsgegevens op Europees niveau geregeld. Nieuwe regelgeving was hard nodig; de maatschappij digitaliseert snel en de vorige wet, de Wet Bescherming Persoonsgegevens, is ruim 15 jaar oud. Ik vind de komst van de wet an sich een goede ontwikkeling. De WBP is verouderd en bescherming van privacygevoelige informatie is een fundamenteel recht. De wet kan een belangrijke rol spelen in het tegengaan van internetcriminaliteit en identiteitsfraude. Ook draagt hij, doordat bedrijven verplicht zijn hun privacystatement in begrijpelijke taal te communiceren, bij aan transparantie. Nedflex is al sinds jaar en dag voorvechter van transparantie in de flexbranche, dus ook dat vind ik een goede ontwikkeling. Wel is deze privacywet complex. Met name de driehoeksverhouding uitzend- of payrollkracht – inlener – juridisch werkgever is onvoldoende uitgewerkt. Daar is nog enige onduidelijkheid over de interpretatie van de regelgeving.”
Nedflex & AVG
Heeft Nedflex veel te maken met persoonsgegevens?
“Dat kun je wel stellen. Arbeidsbemiddelaars verwerken veel gegevens over de personen die wij aan het werk helpen. Doordat wij juridisch werkgever zijn leggen wij voortdurend persoonsgegevens vast en verwerken die, om bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst op te stellen. Wij vinden het uitermate belangrijk dat de privacy van de mensen die bij ons op de loonlijst staan gewaarborgd is. Niemand wil toch dat al zijn persoonsgegevens op straat liggen?”
Welke stappen heeft Nedflex ondernomen?
“We hebben in kaart gebracht waar de risico’s liggen. Vervolgens zijn we bewustzijn gaan creëren. Eerst onder onze eigen medewerkers en daarna onder onze partners, zowel onze uitzendpartners en onze payrollklanten. Ook hebben we onze protocollen herzien en ons privacy statement aangepast. Zo is de toegang tot persoonsgegevens fors ingeperkt.”
Gaat er iets veranderen voor de klanten van Nedflex?
“Het voornaamste verschil is dat persoonsgegevens alleen nog verstrekt mogen worden als sprake is van de juiste grondslag, oftewel: er moet sprake zijn van een zwaarwegende medische reden of een wettelijke verplichting. Wij mogen loonstroken bijvoorbeeld alleen nog verstrekken als er een juridische grondslag is, daar ontbreekt het in veel gevallen aan. Een uitzondering is het UWV of een gerechtsdeurwaarder, maar niet aan een klant. Hou je je niet aan de wet, dan zijn de gevolgen fors. De overheid kan boetes opleggen tot 4% van de jaaromzet en in het geval van een datalek wordt de naam van het bedrijf genoemd.”
Werkt Nedflex samen met de brancheverenigingen over de invulling van de AVG?
“We hebben veel contact met de uitzendbonden ABU en NBBU. Zoals ik al zei, in de driehoek uitzend- / payrollkracht – inlener – juridisch werkgever zijn veel dingen niet duidelijk. Wij hebben regelmatig overleg met de juristen van de bonden over het verstrekken van persoonsgegevens aan derden.”
Heb je tips voor ondernemers?
“Ja. Stel jezelf altijd de volgende drie vragen:
Als je op alle drie de vragen een goed antwoord hebt, zitten de meeste ondernemers veilig. Ik zou zeggen: schrijf de drie vragen op en leg ze de eerste weken goed zichtbaar op je bureau. Het moet een gewoonte worden om alles volgens deze methode te doen.”
Hoe helpt Nedflex haar partners?
“We zijn al maanden bezig met voorlichting via onze nieuwsbrieven en de website. Ook hebben we de ‘AVG handreiking do’s en don’ts’ van de ABU verstrekt en wijzen we onze partners in het dagelijks contact op de wet. Ook staan we natuurlijk altijd voor ze klaar wanneer ze vragen hebben. Daarnaast zijn we, juist vanwege die complexe driehoeksverhouding, bezig met het opstellen van een separate overeenkomst met onze partners. Hierin worden voor alle betrokkenen de verplichtingen en verantwoordelijkheden duidelijk vastgelegd. Zo borgen we dat iedereen met wie we samenwerken het weet.”